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PDF in XRechnung umwandeln: so kommen Sie zur E-Rechnung
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Eine XRechnung entsteht nicht aus dem Bild der Rechnung, sondern aus ihren Daten. Diese vier Wege führen dahin, vom sichersten zum aufwendigsten.
- Aus der Rechnungssoftware exportieren. Viele Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben, oft als Einstellung beim Kunden oder beim Export. Für öffentliche Auftraggeber zusätzlich die Leitweg-ID als Käuferreferenz (BT-10) eintragen.
- Den Absender fragen. Haben Sie die PDF bekommen, bitten Sie den Rechnungssteller um die XRechnung (XML) oder eine ZUGFeRD-PDF ab Profil EN 16931.
- Im Portal des Empfängers erfassen. Rechnungseingangsplattformen öffentlicher Auftraggeber bieten oft ein Web-Formular, in das Sie die Rechnungsdaten eintippen; daraus entsteht die XRechnung.
- Mit einem Umwandlungswerkzeug. Programme, die eine PDF auslesen und daraus XML erzeugen, müssen jedes Feld erkennen. Steuersätze, Summen und Pflichtangaben gehen dabei leicht verloren. Das Ergebnis vor dem Versand prüfen.
- Reine PDF
- Keine E-Rechnung, nur übergangsweise zwischen Unternehmen erlaubt
- ZUGFeRD / Factur-X
- PDF mit eingebetteter XML: E-Rechnung ab Profil EN 16931 (COMFORT); MINIMUM und BASIC WL genügen nicht
- XRechnung
- XML-Datei (CII oder UBL), Kennung in BT-24:
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 - Empfangen
- Pflicht für Unternehmen im Inland seit 1.1.2025
- Versenden
- Pflicht ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz), ab 2028 für alle
Nach dem Erstellen: vor dem Versand prüfen
Öffentliche Auftraggeber und viele Unternehmen prüfen eingehende E-Rechnungen mit dem KoSIT-Validator und weisen ab, was eine Regel verletzt. Laden Sie Ihre XML oder ZUGFeRD-PDF hier hoch: Sie sehen jede verletzte Regel mit Anleitung zur Behebung.
Unterschied zwischen EN 16931 und XRechnung: EN 16931 oder XRechnung?
Häufige Fragen
Kann ich eine PDF-Rechnung in eine XRechnung umwandeln?
Nicht verlustfrei. Eine PDF ist ein Bild der Rechnung; die XRechnung braucht die Daten als strukturierte Felder (Käuferreferenz, Steuersätze, Summen, Bankverbindung). Am sichersten erzeugen Sie die XRechnung dort, wo die Rechnung entsteht: in der Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Werkzeuge, die eine PDF per Texterkennung auslesen, müssen jedes Feld raten. Prüfen Sie ihr Ergebnis deshalb immer.
Ist eine PDF per E-Mail noch erlaubt?
Zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B) übergangsweise ja: bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers, für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ab 2028 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen versenden. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen schon seit dem 1.1.2025. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden.
Reicht eine ZUGFeRD-PDF?
Ja, wenn die eingebettete XML mindestens dem Profil EN 16931 (COMFORT) entspricht, oder dem Profil XRECHNUNG. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Daten und sind keine E-Rechnung. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist eine XRechnung.
Woran erkenne ich, dass meine Datei eine XRechnung ist?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei (Syntax CII oder UBL) mit der Kennung urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 im Element BT-24. Laden Sie die Datei bei XRechnung-Check hoch: Wir zeigen das Format, das ZUGFeRD-Profil und jede Regel, an der sie scheitert.
Was kostet die Prüfung?
Nichts. XRechnung-Check prüft XML- und ZUGFeRD-Dateien kostenlos nach dem offiziellen KoSIT-Regelwerk; die Datei wird nicht gespeichert.
Erläuterung von XRechnung-Check nach dem Wachstumschancengesetz (§ 14 und § 27 Abs. 38 UStG), keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Form ein Empfänger verlangt, legt er selbst fest.